Una domanda che spesso mi sento fare è: se esiste una formula per comprendere come migliorare l’efficienza dei costi nel mio hotel?
Se intendi una formula magica la mia risposta è NO!

Se invece vuoi capire e conoscere come definire meglio, nel tuo hotel,  i tuoi costi per camera disponibile allora posso solo dirti che..puoi fare affidamento a questa:

(Costi Fissi + Costi Variabili Riferibili alle Camere)/Numero Camere Disponibili Anno

Te ne ho già parlato qualche articolo fa, si tratta, come detto in precedenza,
del Costo per Camera Disponibile, detto anche “CostPar”.

Se te ne fossi già dimenticato (molto male!) ti ricordo che il CostPar è il costo di ogni camera che grava sulla tua impresa.
E, anche se non molti lo fanno, calcolare il costo per camera disponibile è sempre una buona pratica.

Oggi ti spiegherò meglio perché.

E anche perché è così importante conoscere i costi per migliorare l’efficienza del tuo hotel.

Perché è così importante il CostPar

La formula per calcolare il tuo CostPar dovrebbe diventare il tuo mantra.
Invece, sempre più spesso, mi accorgo che sono pochissimi gli albergatori e conoscerla e ad usarla.

Ma perché è così importante il CostPar?
Presto detto: perché ti permette di renderti conto dei costi di una parte della tua struttura, ovvero le camere.

E non importa che tu abbia un hotel o un piccolo albergo con venti camere.
Chiunque deve capire a che cifra fissare la Bottom Rate, giusto?

E come pensi di fare per scoprire sotto quale tariffa non dovrai scendere per il costo delle camere, per evitare di lavorare in perdita, se non con il CostPar?

Quando lo scopri, fammelo sapere.
Io, nel frattempo di consiglio di continuare a leggere.

Come si calcolano i costi fissi

I costi fissi si calcolano sommando tutti i costi fissi relativi al periodo di apertura del tuo hotel.

Sembra facile, vero?

E allora perché pochissimi albergatori sanno realmente dare un costo alle loro camere vendute?

In base alla mia esperienza, nella maggior parte dei casi, non utilizzano nessun metodo scientifico o matematico per calcolare.
E nella migliore delle ipotesi riescono a dare una cifra sul “più o meno”.

In queste poche righe sto cercando di semplificarti dei passaggi che in realtà richiedono un pò di impegno ed esperienza, ci sono delle voci che vanno meglio definite a seconda del modello organizzativo.

Un esempio te lo voglio dare indicandoti che, nel computo dei costi fissi, puoi o meno integrare la quota di affitto o di mutuo.
Il mio consiglio in ogni caso è di lasciarla fuori dai calcoli e capire successivamente qual è il business mix (prezzo e volumi) necessario a pagarlo ed a generarti un utile.

Quindi, caro albergatore, il primo punto di partenza che ti consiglio è di imparare a memoria la formuletta per il CostPar e di usarla!
Solo in questo modo potrai gestire i costi del tuo hotel e imparare a risparmiare, senza correre ai ripari quando ormai è troppo tardi ed essere costretto a fare tagli.

Gli altri indicatori e i costi variabili

Molti albergatori tengono in considerazione solo il ricavo medio per camera o addirittura il prezzo medio della camera venduta (no, non è un errore, son 2 cose simili ma diverse tra loro), ignorando completamente tutti gli altri fattori.

Ma come puoi sapere con precisione quanto stai effettivamente guadagnando dalla tua struttura, se non consideri correttamente i costi variabili?

Altri indicatori da tenere in considerazione sono la RevPar, ovvero la Revenue Per Available Room, ancora meglio il GopPar!
Per chi se lo fosse dimenticato la RevPar è il un indicatore ottenuto dividendo la produzione delle tue camere per tutte le camere disponibili, comprese quelle invendute.

I costi variabili di un’impresa sono quelli direttamente dipendenti dai volumi di acquisto delle camere, che possono aumentare o diminuire a seconda della categoria di una struttura, se la gestione è manageriale o familiare, se si riesce o meno a fare economie di scala.

Cos’altro tenere in considerazione

Altri aspetti da tenere in considerazione per gestire al meglio i tuoi costi, sono:

1. la distribuzione
2. i servizi aggiuntivi
3. il personale

1. La distribuzione

Non si può pensare di distribuire le camere sul mercato senza una logica.
Questo può portarti, oltre a sbagliare il tuo posizionamento (per rinfrescarti la memoria leggi il mio articolo su I 4 fattori Chiave del Revenue Management ) a pagare commissioni importanti e impattanti sul tuo utile finale!
Una volta che avrai ben chiaro come distribuire le tue camere, potrai prevedere con più efficacia i tuoi costi e le tue spese.

2. I servizi aggiuntivi

Caro albergatore, sei sicuro che i servizi aggiuntivi offerti al tuo ospite (dal Ristorante alla Spa) ti portino realmente ricavi e utili? Mi spiego meglio.

Se il tuo core business sono le camere devi valutare attentamente la redditività di ogni singolo servizio aggiuntivo.
Certo, devi tenere conto della capacità di questi servizi di riempire le tue camere ma allo stesso tempo devi capire quanto questo ti costa.

Sembra un argomento banale e semplicistico ma credimi che potrei portarti casi su casi di strutture dove il ristorante o la Spa “si mangiano” i ricavi e gli utili prodotti con la vendita delle camere.

In molti casi infatti i servizi legati alla ristorazione e al bar hanno più costi che ricavi, ragion per cui una corretta gestione di questi può fare la differenza in termini di efficienza!

Il personale 

Prima di tutto vorrei fare chiarezza su un punto:

quando parlo di efficienza e di controllare le spese non faccio mai riferimento a tagli del personale perché, per come la vedo io, avere uno staff capace e qualificato è solo una ricchezza per un hotel.
Può aiutarti a incrementare le vendite e a ridurre l’incidenza di alcuni costi.

Detto questo, tra gli aspetti da tenere in considerazione, quando si parla di costi, ci sono le spese relative al personale, in particolare all’organizzazione dei turni in funzione dei carichi di lavoro.

Questo aspetto è importante per tutti i reparti, dal ricevimento alle camere (qui ormai impera l’outsourcing), dalla sala alla cucina.

Per questi ultimi 2 in particolare ti chiedo quanto ti costano a fine anno le ferie e i riposi non goduti?

Hai mai provato a ragionare su un modello organizzativo diverso che ti porti a eliminare questa voce?

Prova a ragionare su questo e vedrai che in alcuni casi conviene evitare di non dare i riposi e le ferie.

Meglio inserire una persona in più nei periodi di maggior carico o di ferie.
Potresti avere un risparmio economico (parliamo di pochi punti percentuali a volte ma importanti a seconda del fatturato e dei costi) e, cosa ancor più importante, un guadagno in termini di soddisfazione dell’ospite, cosa che porta a far crescere la tua Brand Reputation e che di conseguenza ti consentirà di incrementare le tue tariffe!

Monitorare il budget

L’ultimo consiglio che voglio darti è quello di tenere monitorato il budget (spero tu lo faccia!).
Non una volta all’anno, come vedo fare spesso, ma ogni mese.
Solo in questo modo potrai intervenire sui costi generati e correggerli.
Oppure cambiare obiettivi, qualora ti accorgessi che non sono in linea con le criticità e le problematiche della tua struttura.

Spero di averti dato qualche spunto di riflessione e di esserti stato utile.

Se hai domande o vuoi saperne di più, contattami e dai un’occhiata alla mia pagina corsi.
Mi sto preparando per i prossimi mesi e sono sicuro che ci sarà qualcosa che farà al caso tuo!

A presto!

Giovanni