Giusto per rinfrescarti la memoria, ti ricordo che il Revenue non è qualcosa legato alla superstizione o alla magia.
Il Revenue è una scienza, dettata da regole e calcoli per precisi.
Esiste un punto, dal quale si parte, per fare Revenue Management, che richiede un impegno diverso, ovvero la previsione della domanda.
Se lavori o sei titolare di un hotel sai, o dovresti sapere, di cosa sto parlando.
Quante volte hai risposto a qualcuno “ma cosa vuoi che sappia, non ho mica la palla di vetro”? Immagino molte.
Bene, in realtà se sei un albergatore, e desideri che la tua struttura funzioni a dovere, devi riuscire a farlo.
Magari non attraverso una palla di vetro, ma con qualche metodo di previsione verificato e pensato apposta per gli albergatori, sì.
Cos’è il Forecasting
Il Forecasting, come dicevo, è uno degli aspetti legati al Pricing Management più importanti nel Revenue (se vuoi fare un veloce ripasso eccoti il link al mio articolo “ I 4 fattori chiave del Revenue Management“).
Per gestire al meglio il pricing, per fare bene Revenue, è importante capire quali sono i diversi metodi per fare una previsione, anche se non si ha un software a disposizione.
Ovviamente non si tratta di un’operazione semplice. Altrimenti non starei qui a parlartene.
Ma è importante quindi andiamo a capire meglio che cosa può comportare una previsione sbagliata o l’utilizzo di un metodo non in linea con le tue competenze, e quali sono i fattori determinanti che possono aiutarti, o mandarti fuori strada.
Sbagliare una previsione: perché accade
Una previsione sbagliata può creare diversi problemi alla tua struttura.
Uno dei principali è una stima errata nell’occupazione, che ti porterà a lavorare male e con difficoltà.
Una previsione sbagliata può portare non solo a difficoltà organizzative ma anche ad un drastico calo nei ricavi di un’impresa.
Ecco quali sono i fattori che determinano una previsione:
1. Stagionalità
2. Storico della struttura
3. Giorno della Settimana
4. Eventi Speciali
5. Sensibilità al prezzo del target focus
6. Segmenti dominanti
7. Cancellazioni
1. La stagionalità
Ovviamente per capire quanto sarà significativa l’affluenza di ospiti nella tua struttura, è importante tenere in considerazione la stagionalità.
Non ti dico niente di nuovo: i turisti concentrano le vacanze in alcuni periodi dell’anno così come il business per il lavoro o per i congressi.
Non ti resta che, in funzione dei tuoi segmenti target di periodo, definire la tua “stagionalità”.
2. Storico della struttura
Ricordi quando nei precedenti articoli ti parlavo dell’importanza dei dati e dello storico?
Te ne ho parlato probabilmente anche in relazione ai diversi metodi per fare Forecasting che si possono utilizzare (Pick –up model, Regressione lineare, Livellamento esponenziale e Media mobile), ma non solo.
Detto ciò, siamo arrivati al dunque.
I dati raccolti nel modo corretto negli anni passati sono, qualunque metodo tu voglia utilizzare (io ti consiglio il primo a meno che tu non abbia competenze specifiche o software a supporto), la base per una previsione occupazionale (e quindi di ricavo) più vicino alla realtà.
3. Giorno della settimana
Come per la stagionalità, ci sono delle varianti occupazionali storiche in determinati giorni della settimana.
Spesso la domanda si concentra nel week end per i viaggiatori Leisure, e nei giorni infrasettimanali per quelli business. Tenere conto di questo fattore ti permetterà di fare una previsione più mirata.
3. Gli eventi Speciali
Anche fiere, manifestazioni, concerti o eventi di questo genere sono fattori che influenzano i dati occupazionali della tua struttura e quindi la previsione della domanda.
La parola Calendario ragionato ti dice qualcosa?
4. Sensibilità al prezzo
La sensibilità al prezzo, da parte del target di riferimento nei vari periodi è un altro fattore che determina una previsione di occupazione e di ricavo che possa essere in linea con la realtà. Capire qual’è la sensibilità dei diversi target nei vari periodi è importantissimo.
5. Segmenti dominanti
L’ho accennato anche nei punti precedenti.
Comprendere quali sono i segmenti dominanti del periodo è fondamentale per meglio determinare il tuo Forecast e il previsionale dei tuoi ricavi.
Oltre a ciò, capire con quale tipologia di ospite lavorerai ti aiuterà per meglio organizzare i tuoi servizi e quindi soddisfare la clientela.
6. Cancellazioni e No show
Partiamo dal fatto che non è possibile evitarli completamente.
Le cancellazioni e i no show ci sono sempre state e sempre ci saranno.
La causa può dipendere da numerosi fattori diversi, sia relativi alla vita privata del cliente, oppure esterni, che coinvolgono ad esempio una determinata area geografica. Dall’eruzione di un vulcano ad un semplice maltempo.
Ci sono però alcuni metodi per ridurle, ma ne parleremo in altra sede!
Come si costruisce e gestisce un Forecast
Se non possiedi un gestionale che possa aiutarti nella creazione del forecast, uno dei modi più semplici prevede l’utilizzo di Excel.
Oltre ai dati dell’anno in corso, il mio consiglio è quello di inserire i dati dell’anno precedente, anche per avere un immediato riscontro sull’andamento.
Intanto, parti col creare diverse colonne, con questi dati:
1. Data
2. Capacità Hotel
3. Camere Vendute
4. Camera Vendute Tipologia 1
5. Camera Vendute Tipologia 2
6. Camera Vendute Tipologia 3
7. Produzione del Giorno
8. Ricavo Medio Camera
9. Ricavo per Camere disponibili (RevPar)
10. Pick up rispetto a 3/7/15 gg
Andiamo a vedere meglio insieme, cosa inserire all’interno di queste voci. 
1. Data
Tutti i dati che andrai ad inserire faranno riferimento ad un determinato giorno. Il giorno in questione andrà inserito in questa casella. Come detto prima, riporta anche le date dell’anno passato per “calendarizzare” i valori, avrai un quadro più completo!
2. Capacità Hotel
In corrispondenza ogni data del tuo calendario devono essere riportate il numero totale di camere disponibili del tuo albergo, per l’anno in corso e l’anno passato alla stessa data.
3. Camere vendute
E’ il numero delle camere che sarai riuscito a vendere ogni giorno.
Per ottenere questo dato fai la differenza tra le camere totali dell’hotel e la somma delle camere ancora disponibili suddivise per tipologia.
Se vuoi, per una più immediata lettura, puoi anche inserire la percentuale di occupazione della struttura;
4. Colonne delle varie tipologie di camere:
Molto semplicemente, in queste colonne dovrai inserire le camere di ogni tipologia vendute per ogni giorno.
7. Produzione del giorno
Ovvero l’importo della produzione camere di ogni giorno.
Sarebbe meglio inserire la produzione al netto dell’IVA e del breakfast ma puoi anche inserire la produzione derivante dalle camere al lordo dei precedenti valori. L’importante è seguire e rispettare uno standard, fare sempre la stessa scelta.
8. Ricavo medio camera, RMC
E’ il ricavo complessivo giornaliero diviso per il numero di camere che hai venduto.
9. Ricavo per camere disponibili, RevPar
E’ il ricavo complessivo giornaliero diviso il numero totale delle camere che l’hotel ha a disposizione in quel determinato giorno. Molto utile quando viene associato al ricavo medio camera, per capire come realmente stai performando.
10. Pick up rispetto a 3/7/15 gg
Questa è la sezione che ti da la possibilità di comprendere quale sia l’incremento di prenotazioni da una rilevazione all’altra. Le rilevazioni possono essere fatte ogni 3/7/15 o più giorni, anche qui dipende da te.
Bene, spero ti sia tutto chiaro.
E tu, riesci a fare forecasting per il tuo hotel? Spero proprio di si.
Diversamente, se vuoi farmi domande o saperne di più, contattami pure e dai un’occhiata alla mia pagina corsi.
Ce ne sono delle belle in arrivo!
A presto!
Giovanni
