Definire i costi della tua struttura: come tenerli sotto controllo

Definire i costi della tua struttura

Non ci stancheremo mai di ripeterlo: tenere sotto controllo i costi della tua struttura è fondamentale per farla funzionare.

Devi sapere perfettamente cosa spendi per ogni servizio prodotto.

E oggi vedremo insieme quali costi una struttura deve sostenere e con quale logica analizzarli.

Di proprietà o in affitto: le differenze

La prima distinzione, ovvia, da fare è se l’hotel è il tuo oppure se ce l’hai solo in gestione.

Infatti, nel caso di un hotel di proprietà, pur mantenendo il costo del lavoro come aspetto primario nelle valutazioni che andrai a fare, non potrai trascurare la quota di ammortamento del costo di acquisto dell’immobile e delle attrezzature, nonché gli eventuali oneri finanziari derivati dall’aver contratto un mutuo per l’acquisizione, ad esempio.

I costi fissi sono solitamente elevati e difficilmente comprimibili, soprattutto se una struttura è stata acquistata con un indebitamento.

Nel secondo caso, con una gestione senza proprietà dell’immobile, trascurando momentaneamente il costo del lavoro, sarà l’affitto l’aspetto da valutare.

Tutto il resto sarà secondario.

Costi fissi e costi variabili

Costi fissi e costi variabiliAltro aspetto da tenere in considerazione è quello che riguarda la natura dei costi fissi e variabili della gestione.

Un hotel, ovviamente, si caratterizza per la prevalenza dei costi fissi rispetto a quelli variabili in quanto azienda di servizi.

I costi fissi si calcolano sommando tutti i costi fissi relativi al periodo di apertura del tuo hotel: dai costi per godimento di beni terzi, ad esempio i canoni per affitto di azienda, a quelli per il personale (es. retribuzioni, oneri sociali, TFR) passando attraverso le imposte e gli oneri di gestione (es. manutenzione e riparazione macchinari, imposta di registro, IMU, ecc…).

I costi fissi non variano in base alla quantità di servizio prodotta nel breve periodo.

Basti pensare ai costi per gli ammortamenti del capitale investito e dell’affitto, quelli per la pubblicità, il personale, il wi-fi, i costi dell’energia e quelli, niente affatto trascurabili, che riguardano il marketing e la comunicazione.

Alcuni di questi sopra citati possono variare in base all’occupazione ma sempre in misura decisamente meno che proporzionale.

L’energia elettrica ad esempio varierà molto relativamente in funzione della maggiore occupazione, quindi abituati a considerarla un costo fisso, di struttura, se vuoi essere aperto.

In molti in questo caso ti avrebbero parlato di break even point ma non voglio farlo, visto che questo è di per se un indicatore che non tiene in considerazione una serie di variabili operative che in hotel si hanno.

Fermiamoci un attimo: ciò non vuol dire che non sia uno strumento applicabile, semplicemente non è così facile delinearne l’efficacia e la validità in tutte le situazioni operative.

Sappi comunque che, per poter andare a “pareggio”, la tua RevPar dovrà essere tale da coprire i costi fissi e quelli variabili.

I costi fissi spesso sono intesi come una maledizione che si può risolvere solo con la flessibilità, nella gestione del personale e nell’offerta dei servizi.

Attenzione però, perché non è così.

Le conseguenze della flessibilità in hotel possono essere molto gravi, soprattutto per quanto riguarda la qualità del servizio e la percezione del consumatore che potrebbe avvertire incertezza.

Un esempio su tutti è quello che riguarda la gestione interna, o meno, della ristorazione.

I costi variabili invece si modulano in base alla quantità dei servizi e rappresentano una quota minoritaria rispetto al complessivo: la pulizia, la linea di cortesia, la biancheria e la lavanderia nel caso delle camere.

Gli indicatori di costo e di ricavo

Il CostPar ad esempio permette di renderti conto dei costi di una parte della tua struttura, ovvero quella relativa alla produzione camere.

E questo è importante, sia che tu abbia una struttura di piccole dimensioni, che di grandi dimensioni.

Ti servirà per fissare la Bottom Rate. Non puoi affidarti al “più o meno”.

Altri indicatori da tenere in considerazione sono la RevPar, ovvero la Revenue Per Available Room (lo abbiamo visto prima).

Per chi se lo fosse dimenticato la RevPar è il un indicatore ottenuto dividendo la produzione delle tue camere per tutte le camere disponibili, comprese quelle invendute.

Perché conoscere i costi è così importante?

Perché conoscere i costi è così importante?Conoscere i costi è importante per migliorare l’efficienza del tuo hotel.

Altri aspetti per gestire al meglio i tuoi costi sono la distribuzione, i servizi aggiuntivi e il personale.

Non è possibile pensare di distribuire le camere sul mercato senza una logica, sia in funzione dei ricavi che dei costi di ogni singolo canale distributivo.

Non vorrai mica pagare commissioni importanti, che andranno poi a pesare sul tuo utile finale.

I servizi aggiuntivi invece sono tutti quelli che puoi offrire ai tuoi ospiti, dal ristorante alla Spa.

Anche se il tuo core business sono le camere è necessario considerare la redditività di ogni singolo servizio aggiuntivo, i cosiddetti “Ancillary Revenues”.

Infine, il personale.

Una cosa importante: controllo dei costi non vuol dire taglio del personale.

Avere uno staff capace e qualificato è solo una ricchezza per un hotel.

Può aiutarti a incrementare le vendite e a ridurre l’incidenza di alcuni costi.

Inoltre, cosa ancor più importante, un team affiatato e preparato ti porterà ad un guadagno in termini di soddisfazione dell’ospite.

I costi vanno monitorati spesso, una volta al mese. In questo modo potrai intervenire sui costi generati e contenerli.

Come si organizza il controllo di gestione

Il controllo di gestione si compone di alcune fasi: si parte con la definizione degli obiettivi, si passa per il piano di raggiungimento degli obiettivi, passando per la rilevazione dell’andamento e si arriva alle azioni correttive.

Una volta fissato l’obiettivo è necessario capire come fare e quali azioni ti permetteranno di raggiungerli.

Una volta terminato il percorso è necessario correggere lì dove ci siano stati dei problemi.

A volte poi potrebbe essere necessario rivedere l’obiettivo, perché potrebbe non essere in linea con le criticità della tua struttura.

Non esiste un sistema universale di controllo di gestione ma solo una soluzione che deve essere pensata apposta per la tua situazione, deve essere Su Misura!

Avere un maggiore controllo dell’hotel significa evitare di sperperare inutilmente i soldi.

Dovrai analizzare, reparto per reparto, tutte le categorie di prodotti e costi sostenuti, capire cos’hai acquistato, cosa hai consumato e cos’hai in magazzino, evitando ad esempio di far scadere la merce.

Speriamo che questo articolo ti possa essere utile per comprendere l’importanza della gestione dei costi della struttura.

A presto!

Giovanni

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