Un famoso detto dice: “chi ha tempo non aspetti tempo!”
Si ma tu il tempo non ce l’hai, o perlomeno così ti racconti.
Sei sicuro che sia la verità?
Quante volte ti è venuta voglia di partire a “lavorare di revenue” ma poi puntualmente hai rimandato a causa dei troppi impegni?
O ancora, se già ci lavori, quante volte hai pensato di abbandonare tutto per la fatica di gestire la moltitudine di dati a cui poi non sei riuscito a dare uno sbocco pratico?
Questo è quello che capita a tanti tuoi colleghi albergatori durante la stagione. Si trascura o si abbandona qualsiasi attività strategia di Revenue.
Colpa del poco tempo, a volte, ma soprattutto del fatto che non tutti hanno all’interno della propria organizzazione una persona responsabile di questo aspetto.
In questo articolo ti spiegheremo come gestire al meglio la situazione.
Ma non solo.
Vedremo come ottimizzare la produttività del lavoro, le tecniche di gestione degli obiettivi aziendali, l’organizzazione del tempo e la gestione delle priorità.
Per lavorare nel migliore dei modi
Esistono alcuni aspetti che determinano un processo lavorativo ben fatto.
Il punto zero è avere ben chiari quali dovranno essere gli obiettivi da raggiungere.
Una volta definito questo, potrai iniziare a lavorare per raggiungerli e infine misurare i risultati.
Innanzitutto bisogna imparare a individuare e gestire le priorità.
Poi si può passare all’organizzazione del lavoro e alla gestione delle risorse, ovvero tempo e personale dedicato al compimento di questa attività.
Infine, è necessario rispettare le scadenze.
Da tanto tempo ormai si parla di “aumento della produttività”, ogni consulente ha la propria idea in merito.
Ma la verità è che non esiste un metodo totalmente e assolutamente corretto.
Per questo è necessario trovare una soluzione “su misura” per le tue esigenze.
Sicuramente non dovranno mancare supporti cartacei, come lavagne, post-it, elenchi da spuntare, e nemmeno sistemi di timing o calendarizzazione online.
Come gestire le priorità
La prima distinzione da fare è quella tra importanza e urgenza.
Questo ti farà evitare di utilizzare il tempo malamente, in attività di contorno o marginali. Magari con il rischio perdere di vista gli obiettivi.
Quindi affina il tuo senso critico e crea un elenco di cose da fare.
Dopo aver sistemato le più importanti, passa alle altre.
Lo stesso vale per le urgenze, ognuna avrà un’importanza diversa.
Puoi provare a individuarla con uno schema grafico.
Indica per ogni attività se questa è:
– importante urgente
– importante non urgente
– urgente non importante
– non urgente non importante
Le attività importanti e urgenti saranno quelle che affronterai subito, quelle importanti ma non urgenti saranno quelle a cui ti dedicherai più che puoi, perché sei in grado di generare valore.
Quelle non importanti, ma solo urgenti, saranno quelle che potrai delegare e infine, ci saranno quelle né importanti né urgenti, per le quali non avrai tempo.
Metodi per organizzare il lavoro
Datti una regola.
Ogni attività deve essere svolta nella sua interezza, per poi passare all’attività successiva.
Ti sembrerà strano ma devi dimenticarti la modalità multitasking!
Questa strategia ti servirà per portare a termine per bene ogni fase del lavoro, prima di passare alla successiva.
In questo modo non ci saranno momenti di stop forzato a causa di fasi lasciate incompiute.
Un metodo molto utilizzato è quello Kanban: dovrai munirti di una lavagna o un pannello con dei post-it per visualizzare il progredire delle diverse attività in corso, e ad evitare che si accumulino progetti incompiuti, organizzando il carico di lavoro.
Altro metodo che puoi usare è quello definito S.M.A.R.T., ovvero Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-related è indicato soprattutto per chi sta per iniziare un progetto complesso e deve elaborare la giusta strategia definendone gli obiettivi principali e verificandone l’effettiva validità, ovvero che siano Specifici, Misurabili, Attuabili, Realistici e in funzione del Tempo.
Come gestire i tempi
Il tempo, lo sappiamo, è sempre troppo poco. Quindi saperlo gestire al meglio è fondamentale.
Per non sprecarlo dovrai essere rigoroso.
Uno dei suggerimenti più famosi è la “tecnica del pomodoro”, che consiste nell’eliminare le distrazioni.
Come funziona?
Non te la faccio troppo lunga: il concetto è di lavorare per 25 minuti, per poi prendere pause di 5 minuti.
Questo aumenterà la tua capacità di concentrazione e potrai ottenere sicuramente risultati migliori con meno sforzo.
Altro metodo per non sprecare tempo è il cosiddetto “Timeboxing”, ideale per chi ha la tendenza a procrastinare.
Ad ogni attività dovrai assegnare un intervallo di tempo esclusivo, per poi passare ad altro.
Infine, con una lista dei “Do” e “Don’t” potrai riconoscere le situazioni che favoriscono la tua produttività e quelle che invece la ostacolano.
Sarà molto utile per evitare di sprecare tempo prezioso.
Gestione del tempo: gli errori da evitare
Quando si parla di gestione del tempo, gli errori compiuti dagli hotel sono i soliti.
Uno su tutti: mischiare progetti di piccola entità ad altri, più importanti.
Non puoi inserire tutto in un unico elenco di cose da fare: fai due liste diverse e inserisci le attività in base all’importanza.
Ogni giorno devi avere ben chiaro in mente cosa fare come prima cosa.
Evita però di stabilire un tempo preciso per ogni attività, molto meglio concentrarsi sul “come” svolgerlo.
Ricorda poi di fare della pause. Lavorare senza sosta non è una buona idea, perché la mente ha bisogno di ricaricarsi.
Scrivi tutto: calendari, scalette e liste sono alla base della buona organizzazione.
Best practice per guadagnare tempo
L’abbiamo già detto molte volte: devi imparare a parlare con i tuoi collaboratori.
Tutte le parti dell’azienda devono essere messe in relazione, l’una con l’altra.
E gli obiettivi devono essere condivisi tra tutti.
In questo modo potrai risparmiare tempo. Se tutti hanno consapevolezza di cosa devono fare, le attività si svolgeranno in autonomia. Senza colli di bottiglia o perdite di tempo.
Un modo molto utilizzato per capire come organizzare il tempo è il diagramma di Gant, ti servirà per organizzare scadenze da rispettare, ordini da fare e settori coinvolti nelle varie attività. Una tabella scandirà ora per ora le giornate lavorative, costi e risorse impiegate.
Quindi non continuare a perdere tempo!
Speriamo che questo articolo ti possa aiutare ad organizzare meglio il tuo lavoro.
Facci sapere cosa ne pensi, scrivicelo nei commenti!
A presto!
Giovanni