Chiunque sia titolare, gestisca o sia responsabile di una struttura ricettiva sa quanto sia importante controllare e tenere monitorati i costi e i ricavi.
Bene, oggi voglio spiegarti come ottimizzare al meglio la gestione dei costi in hotel, in modo da poter individuare i settori in cui stai spendendo troppo, e come risparmiare.

Il punto zero del controllo di gestione

Prima di prenderti per mano e accompagnarti in questo viaggio, che ti renderà più consapevole degli errori che probabilmente hai fatto finora, voglio fare chiarezza su un paio di punti.

Innanzitutto ogni settore deve avere un responsabile con la funzione di monitoraggio dei costi. Quello che interessa a me, ma soprattutto a te, visto che l’hotel è il tuo, è come rendere più produttivo il business quotidiano.

Attenzione: controllo dei costi non vuol dire tagliare il personale.

Quello di cui ti voglio parlare in questo articolo riguarda l’ottimizzazione e la riduzione degli sprechi.

Il tuo team di lavoro prima che un costo è una fonte di ricchezza, che ti può supportare in questo processo e ti permetterà di incrementare le vendite, riducendo quindi l’incidenza dei costi stessi sul fatturato.
Quindi, inefficienze produttive a parte, non parleremo dei costi del personale.

A questo proposito ogni situazione va soppesata e valutata in funzione di tante variabili, troppe per essere trattate in una articolo, il cui obiettivo è quello di farti capire da dove partire per ottimizzare i tuoi costi.

L’obiettivo del controllo di gestione è quindi quello di creare un processo di gestione che ti porti a conoscere i costi di ogni singolo processo produttivo per meglio determinarne la redditività.

In soldoni, ti deve aiutare a capire cosa ti costa ogni singolo prodotto/servizio da te venduto, tutto al fine di aiutarti a venderlo meglio!

Le fasi del controllo di gestione

Spesso mi ritrovo a parlare con albergatori che vogliono implementare un controllo di gestione ma in realtà l’unica loro prerogativa è abbattere i costi.
Ma partiamo dal principio e vediamo quali sono le fasi per impostare un corretto controllo di gestione:

1. Definizione obiettivi
2. Piano per il raggiungimento degli obiettivi
3. Rilevazione andamento
4. Azioni correttive

1. Definizione obiettivi

“Non esiste vento favorevole per il marinaio che non sa dove andare”.

È scavando nei cassetti della memoria liceale che ho recuperato questa frase di un “certo” Seneca

È inutile partire in questo lavoro se non si sa cosa si vuole ottenere.

Per questo motivo, nella prima fase del controllo di gestione è necessario definire quali sono gli obiettivi da raggiungere, impostare il tuo budget dei costi.

Prodotto per prodotto, uno ad uno, per ogni singolo reparto.

Ma non basta.
Oltre a fissare gli obiettivi, ti consiglio vivamente di fissare anche il periodo limite per raggiungerli.

2. Piano per il raggiungimento degli obiettivi

Fissare l’obiettivo è il primo passo non c’è dubbio.

Ma capire come fare e quali azioni ti permetteranno di raggiungere gli obiettivi che ti sei prefissato per la tua struttura è altrettanto importante.

Fare questo preliminarmente ti dà la possibilità di iniziare ad applicare, sin dalla sua genesi, il controllo di gestione.

Lo so, hai pensato che io sia cervellotico e contorto ma non è così e te lo voglio spiegare.
Nel momento in cui avrai ben chiare le azioni da intraprendere per raggiungere l’obiettivo, ti metterai in condizione di essere sia efficace che efficiente, ovvero di ottimizzare tempi e risorse (non solo economiche).

Così facendo avrai già iniziato a fare del controllo di gestione!

3. Rilevazione andamento

Se pensi che questi primi 2 punti ti siano sufficienti a “svoltare” ti stai sbagliando di grosso.
Hai appena iniziato il cammino.

Altra cosa importante, tanto quanto i primi 2 punti, è tenere monitorato l’andamento del budget, periodicamente.
Per fare ciò dovrai tenere sotto controllo assoluto il tuo magazzino ed i tuoi consumi.

Non alla fine dell’anno ma ogni singolo mese.

Una corretta gestione dei prelievi dal magazzino (nel caso in cui tu non abbia un sistema informatico per i prelievi, devi fare in modo che ci sia un unico responsabile a cui tutti devono fare riferimento per gli approvvigionamenti) ti aiuterà ad evitare brutte sorprese e ti permetterà di attuare quanto ti sto per dire nel prossimo punto.

4. Azioni correttive

Riepiloghiamo:
Hai definito gli obiettivi?
Hai stilato il tuo piano di azione per raggiungerli?
Stai monitorando l’andamento dei tuoi costi camera o dei tuoi costi piatto?

Se la risposta è positiva direi che sei sulla buona strada ma ti manca la classica ciliegina, l’ultimo tassello.
A questo punto non ti resta che, laddove rilevassi di non essere in linea rispetto agli obiettivi di costo da te prospettati, devi apportare delle azioni correttive!

Attenzione però: queste possono essere intese in diverse direzioni.

Giusto per farti alcuni esempi, una di queste può essere quella di intervenire sul processo che genera il costo, nel rispetto dell’obiettivo.
Ma potrebbe anche esser che tu debba rivedere l’obiettivo stesso, magari non in linea con le criticità della tua struttura.
Ricorda, non esiste una “legge universale” ma solo la soluzione su misura per la tua situazione.

Monitorare gli acquisti e gli sprechi

Come ti ho detto poco fa, l’aspetto acquisti e gestione delle risorse è un altro passaggio chiave.

Spero tu abbia compreso che per avere un maggiore controllo della tua struttura ed evitare di sperperare inutilmente i soldi, dovrai analizzare, reparto per reparto, tutte le categorie di prodotti e costi sostenuti.

Avere queste informazioni ti farà capire quanto costa alla tua azienda ogni singolo processo produttivo, che sia esso un singolo piatto o il riassetto della tua camera.

A questo proposito, ti vorrei ricordare che l’inventario non va fatto solo il 31/12 (lo fai?), ma ogni singolo mese.

Lo so è dura, ma se vuoi essere efficiente ed efficace devi avere ben chiaro tutto ciò.
In questo modo potrai capire cos’hai acquistato, cosa hai consumato e cos’hai in magazzino, evitando ad esempio di far scadere la merce.

“Stranamente” quando non c’è controllo viene consumata prima sempre quella con scadenza più lontana, vero?!

Il Food Cost del ristorante

Gli aspetti da monitorare all’interno del ristorante del tuo hotel sono tanti.
Per questo argomento servirebbe un articolo intero (e non basterebbe), ragion per cui in questo paragrafo proverò a darti giusto qualche piccola dritta su cosa monitorare costantemente, spiegandoti come avere una gestione più oculata.

1. Menù
2. Porzioni
3. Magazzino

1. Il Menù

I tempi in cui si scriveva il menù su un foglio di carta e lo si riportava poi all’ospite sono finite.

Oggi la ristorazione è programmazione.

I tuoi menù (si perché anche se lavori a la carte durante l’anno ti ritrovi a fare più di un menù, vuoi per un gruppo vuoi per un meeting) devono essere studiati a tavolino e definiti in ogni loro sfaccettatura, soprattutto per quel che riguarda i costi.

Un menù redatto con cura significa risparmio.

Nel caso di ristorante a la carte il mio suggerimento è di variare il menù in funzione della stagionalità delle materie prime e non esagerare con le pietanze.
Maggiore il numero di piatti e ingredienti e più alte saranno le probabilità di perdita.

2. Le Porzioni

Segui degli standard.
Tutti i clienti devono avere lo stesso trattamento, anche a tavola.
Quindi anche il piatto deve contenere la stessa quantità (e qualità) di cibo, standardizzazione significa risparmio.
Al ristorante, come altrove.
Ricorda bene questa frase.

Impostare degli standard di porzione/dose non solo ti permetterà di ottimizzare le quantità e non sprecare le materie prime, ma eviterà anche che il tuo ospite si fermi per troppo appagamento alla prima portata o al primo drink.

Meno ordini significano meno ricavi, oltre che maggiori investimenti in termini di magazzino.

Attenzione: le porzioni e le dosi devono essere corrette in funzione del prezzo e del target che hai scelto di attrarre.
Ti è chiaro?

3. Il Magazzino

Come vedi torniamo qui al magazzino, punto di partenza anche per il ristorante.

Sarò ripetitivo ma rapido.

Tutta la merce deve essere controllata prima di essere stoccata, e una persona, che per comodità chiamerò “il responsabile del magazzino”, deve controllare che tutto coincida con la fattura del fornitore.
Inoltre, è importante monitorare i prodotti deperibili, per evitare di dover poi buttare via buona parte di quanto acquistato.

La merce deve essere riposta con attenzione, seguendo una semplice regolina anche detta FIFO, per far ruotare il magazzino. Ovvero “First In First Out”.
Tradotto, quello che entra per primo deve anche uscire per primo!

Ricorda, per una buona gestione dei costi è importante imporsi delle regole.
E queste regole devono essere rispettate da tutti, nessuno escluso, te compreso.

Diversamente malgrado il vento utile, resterai sempre in mezzo a un mare..di costi!

A presto!

Giovanni